Vaktechnisch
Factuurvereisten voor ondernemers
Woe, 11 november 2020
Je eerste factuur maken? Rekening opmaken? Na het verrichten van je werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw producten moet je een factuur opstellen en versturen. De Belastingdienst stelt wel een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Deze factuurvereisten gelden ook voor digitaal verzonden e-facturen (elektronische UBL-factuur).
De verplichte (basis)gegevens op de factuur
De factuur is van groot belang bij de heffing van omzetbelasting. Als jouw facturen niet aan de eisen voldoen, is het mogelijk dat je afnemer (klant en/of opdrachtgever) geen recht heeft op aftrek van btw. De factuur moet overzichtelijk en duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de fiscus. Wat moet erin staan om te voldoen aan de factuurvoorwaarden?
Facturen moeten volledig zijn. Op je facturen en rekeningen is het in ieder geval verplicht het volgende aan factuurvereisten te vermelden:
De factuurkop
- Jouw volledige bedrijfsgegevens en vestigingsadres.
- De volledige naam en adres van je klant.
- Je btw- (ID) nummer.
LET OP: als de btw betaald wordt door de klant (verlegde btw), dan ook het btw-identificatienummer van de klant vermelden.
- Het KvK-inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel.
- De factuurdatum waarop de factuur gemaakt is.
- Een uniek, doorlopend en opvolgend factuurnummer.
De factuurregels
- Een gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
- Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten.
- De leverdatum van de goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag exclusief btw dat je in rekening brengt.
- Het btw-tarief dat je in rekening brengt.
- Het te betalen btw-bedrag.
Alle bescheiden die aan deze factuurvereisten voldoen, kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming je deze uitreikt (zoals verkoopfacturen, rekeningen, creditfacturen, nota’s, kwitanties, bonnen of declaraties).
Niet verplicht maar wel belangrijk om te vermelden
Een aantal zaken is niet verplicht maar raden wij natuurlijk wel aan om het eveneens op te nemen in de factuur. Dat zijn de volgende regels;
- De betalingscondities;
- Een vervaldatum.
Vereenvoudigde factuur
Bij kleine factuurbedragen van maximaal € 100,00 inclusief btw is er een mogelijkheid om een vereenvoudigde factuur uit te reiken of te ontvangen. Hieraan wordt door de Belastingdienst minder eisen gesteld om toch de btw in aftrek te kunnen brengen. Een kassabon die aan deze eisen voldoet is al voldoende als factuur voor de btw-administratie.
Op de vereenvoudigde factuur, kassabon of ook wel ‘kleine factuur’ genoemd, moeten in ieder geval de volgende verplichte gegevens staan:
- De factuurdatum waarop je de factuur uitreikt
- Jouw bedrijfsnaam en adresgegevens
- Omschrijving van verleende dienst of geleverde product
- Uit de factuur dient het btw-bedrag en btw-tarief te halen zijn
Let op! Bij leveringen en/of diensten buiten Nederland kun je over het algemeen geen vereenvoudigde factuur uitreiken.
Uiterste uitreikingsdatum factuur
Als je product is verkocht of dienst is verleend, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent namelijk wel gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Wanneer moet je dan de factuur uiterlijk uitreiken?
Behalve dat de inhoud van een factuur aan allerlei eisen zal moeten voldoen, zal je als ondernemer ook nog aan andere regels moeten houden. Zo wordt door de Belastingdienst geëist dat een factuur verstuurd moet worden voor de 15de van de maand die volgt op de maand waarin de producten zijn geleverd of diensten zijn verleend.
De Belastingdienst bepaalt geen vaste uitreikingsdatum, wel een uiterste uitreikingsdatum van factuur. Eerder maken en versturen, zoals bij een voorschotnota voor een aanbetaling, mag dus wel.
Aanvullende eisen voor factuur naar buitenland
Bij internationaal zakendoen met buitenlandse afnemers gelden aanvullende factuurvoorwaarden. Het is ten eerste verplicht om het btw-nummer van de buitenlandse onderneming op jouw factuur te vermelden en ten tweede is in veel gevallen de btw verlegd (0%).
Bij de btw-verleggingsregeling maakt het wel verschil uit of er zaken worden gedaan met een onderneming van binnen of buiten de EU. Is de levering aan een buitenlandse particulier? Dan breng je gewoon het Nederlandse btw-tarief in rekening.
Je bent naast de vermelding van je eigen btw-nummer ook verplicht om het btw-identificatienummer van de buitenlandse afnemer op jouw factuur te vermelden. Uiteraard controleer je altijd voordat je aan het buitenland levert het btw nummer van jouw klant. Dit kan je eenvoudig controleren op de website van de Europese Commissie.
Meest voorkomende buitenlandse btw-benaming en afkorting van de omzetbelasting is ‘’Value added TAX, afgekort: VAT’’.
Meer informatie?
Wilt u meer informatie weten, bel of mail ons gerust.
Geplaatst door: M. Aydin en E. Mengi
Bron: De Belastingdienst